Toertocht organiseren
Zelf je toertocht organiseren? Dat kan! Cycling Vlaanderen helpt je daarbij. En jij helpt zo onze sport vooruit. Mooi(e) toch(t)!
Wist je dat we een 300-tal toertochten per jaar mee helpen organiseren? Het draait telkens om hetzelfde: fietsplezier! Vanaf een gezellige, vaak erg idyllische startplaats, tot een heerlijke bevoorrading en een deugddoende 'après'. Dat is puur fietsplezier, over alle seizoenen heen.
Organiseer zelf je toertocht!
Onze recreatieve clubs van Cycling Vlaanderen organiseren hun eigen fietstochten, voor weg en/of mountainbike en/of gravel. Wat houdt zo'n organisatie in?
Vraag je toertocht aan
Organiseer je een toertocht? Vraag tijdig je toertocht aan via het clubportaal van Cycling Vlaanderen. Zo kunnen we jouw toertocht zo goed mogelijk opnemen in de jaarkalender en bijvoorbeeld daarbij zo maximaal mogelijk rekening houden met de planning van andere toertochten.
Belangrijk hierbij is dat jouw feitelijke vereniging of vzw aangesloten is bij Cycling Vlaanderen als recreatieve club. Hoe je dit gratis doet vind je hier. Vanaf er 2 personen een clublidmaatschap hebben bij Cycling Vlaanderen, kan je een toertocht aanvragen!
Belangrijk!
De aanvraag op het Cycling Vlaanderen-clubportaal gebeurt niet meer verplicht in twee fases. Voortaan vul je al jouw toertochtgegevens meteen in. Vooraleer je verder gaat, check zeker of je recreaclub nog geldig is. D.w.z. minstens twee leden met een recreatief lidmaatschap bij Cycling Vlaanderen.
Zijn de precieze afstanden nog niet gekend? Sla deze stap dan over en voeg ze later toe. Ook de wijziging van je tochtgegevens doe je voortaan zelf, via het clubportaal. Datum of tochtnaam wijzigen? Start een nieuwe aanvraag.
Voor een gunstigere integratie in onze toertochtenkalender, dien je de gegevens van je toertocht in bij voorkeur voor 1 oktober.
Hierbij deel je:
- Basisgegevens: datum, naam tocht en type tocht
- Ritten: afstanden, leeftijdsgroep, inschrijvingstijdstippen, vrije info, deelnameprijs
- Contactpersoon: gegevens van het aanspreekpunt voor de tocht
- Startplaats/inschrijvingslokaal: waar/wanneer moet men zich melden om in te schrijven en te starten?
Nadat je de aanvraag hebt ingediend, beoordeelt de provinciale kalendercommissie je aanvraag. Ze bekijkt of er bijvoorbeeld geen twee toertochten te dicht bij elkaar georganiseerd worden op dezelfde dag. Hierop krijg je normaliter voor 1 november feedback. Bij goedkeuring van de provinciale medewerker ontvang je een automatische e-mail.
Via de automatische mail krijg je de uitnodiging om de eventuele ontbrekende details van je toertocht door te geven of je gegevens aan te passen. Hiervoor gaat een clubbestuurder naar het clubportaal. Onder ‘Toertochten’ in het tabblad ‘Toertochtaanvragen’ kan je nu je goedgekeurde tocht vinden en aanpassen.
Platform Routegebonden Activiteiten
De aanvraag om goedkeuringen te verkrijgen van lokale besturen, Agentschap Natuur & Bos, Wegen en Verkeer etc. dient te gebeuren in het e-loket van Sport Vlaanderen.
Dit platform is een centraal punt om alle aanvragen te doen. Dit betekent een mooie vereenvoudiging van de administratieve last voor jou als organisator. De instanties hoeven zo niet apart gecontacteerd te worden.
- Door het aanvraagformulier eenmalig in het e-loket op te maken worden automatisch alle betrokken lokale besturen en de Vlaamse agentschappen Natuur en Bos (ANB) en Wegen en Verkeer (AWV) op de hoogte gebracht om de aanvraag te beoordelen. Dit is ook verplicht voor tochten die enkel werken op GPX en geen pijlen ophangen.
Enkele belangrijke aandachtspunten:
- Feitelijke verenigingen en individuele organisatoren dienen zich eenmalig te registreren in het Verenigingsloket. Verenigingen met een ondernemingsnummer (bv. vzw's) moeten zich hier niet verplicht registreren. De wettelijke vertegenwoordigers van een vzw hebben onmiddellijk toegang tot de toepassing en moeten het recht niet toegekend krijgen.
- Vanaf 01/09/26 wijzigt de aanmeldmethode van het e-loket. Dit gebeurt voortaan via een digitale sleutel (Itsme, e-ID,...). De algemene inlogcode valt dus weg.
- Er wordt niet langer met bulkaanvragen gewerkt. Aanvragen worden voortaan individueel behandeld en worden vanaf 1 jaar voor de activiteit doorgestuurd voor verwerking. Je aanvraag moet minstens 42 dagen vóór de activiteit volledig aangevuld en goedgekeurd zijn door Cycling Vlaanderen.
De handleiding die je hieronder kan downloaden kan je helpen bij het invullen van de verschillende schermen in het e-loket. Alle wijzigingen van het platform routegebonden activiteiten staan hier uitgelegd.
Cycling Vlaanderen Classic
Jouw toertocht als Cycling Vlaanderen Classic?
Cycling Vlaanderen Classics, dat zijn toertochten van hoge kwaliteit. Bovendien biedt Cycling Vlaanderen je heel wat extra's aan als je jouw toertocht het Classics-label wil laten dragen.
Interesse? Stel je tocht voor door je kandidatuur te mailen naar:
- Antwerpen: Danny Pieters (pietersd@hotmail.com)
- Limburg: Luc Veestraeten (luc.veestraeten@telenet.be)
- Oost-Vlaanderen: Chris Van De Maele (christiaan.v.d.maele@telenet.be)
- Vlaams-Brabant: Eddy Bronckaers (eddy.bronckaers@gmail.com)
- West-Vlaanderen: Björn Leenknegt (bjorn.leenknegt@cycling.vlaanderen)
Reglement Cycling Vlaanderen Classics
Lees hier aan welke voorwaarden jouw tocht moet voldoen!