Draaiboek recreatieve tocht organiseren
Recreatieve clubs aangesloten bij Cycling Vlaanderen kunnen hun eigen wielertocht op de weg of in het veld organiseren. Het draaiboek, dat je op deze pagina kan vinden, helpt de clubs om hun recreatief evenement aan te vragen en te organiseren. Het schetst bondig de werking binnen de Vlaamse commissie voor recreatiesport, de soorten organisaties, de aanvraagprocedure, de kwaliteitseisen tijdens de organisatie en zoveel meer.
Zijn er opmerkingen over dit draaiboek, hebben we iets over het hoofd gezien of hebben jullie tips voor andere clubs? Laat het ons weten! Zo kunnen we dit draaiboek steeds updaten.
Aanvragen van een toertocht
Recreatieve wielerclubs, aangesloten bij Cycling Vlaanderen, kunnen hun toertocht(en) voor 2024 aanvragen via het clubportaal van Cycling Vlaanderen. De clubbestuurders kunnen inloggen in het clubportaal.
Hulp nodig bij je aanvraag? Volg ons stappenplan!
De aanvraag verloopt in 2 fases:
Fase 1
In de eerste fase dien je voor 1 oktober een soort ‘light’-aanvraag in. Hierbij geef je verplicht in:
- Datum
- Naam van de tocht
- Type toertocht
- Contactpersoon
- Gemeente waar de startplaats ligt
Nadat deze light-aanvraag ingediend werd, beoordeelt de provinciale kalendercommissie je aanvraag. Voor 1 november krijg je van ons een antwoord. Bij goedkeuring van de provinciale medewerker ontvang je een automatische e-mail.
Fase 2
Je wordt via de automatische mail uitgenodigd om de verdere details van je toertocht door te geven. Hiervoor dient opnieuw een clubbestuurder naar het clubportaal te gaan. Onder ‘Goedgekeurde aanvragen’ onder het tabblad ‘Toertochtaanvraag’ kan je nu je goedgekeurde tocht vinden.
OPGELET :
- Indien de tweede fase niet voltooid wordt, wordt de tocht niet automatisch opgenomen in de online kalender.
- Voer deze tweede fase zorgvuldig uit, want de technische gegevens kunnen maar 1 keer doorgegeven worden. Nadien kan je niets meer wijzigen.
Gelieve fase 2 af te ronden tegen ten laatste 1 december.
Cycling Vlaanderen Classic
Jouw toertocht als Cycling Vlaanderen Classic?
Cycling Vlaanderen Classics, dat zijn toertochten van hoge kwaliteit. Bovendien biedt Cycling Vlaanderen je heel wat extra's aan als je jouw toertocht het Classics-label wil laten dragen.
Interesse? Stel je tocht voor door je kandidatuur te mailen naar:
- Antwerpen: Danny Pieters (danny.pieters@ipaper.com)
- Limburg: Luc Veestraeten (luc.veestraeten@telenet.be)
- Oost-Vlaanderen: Chris Van De Maele (christiaan.v.d.maele@telenet.be)
- Vlaams-Brabant: Fernand Vangeel (fernand.vangeel@gmail.com)
- West-Vlaanderen: Gregory Herreman (gregoryherreman@hotmail.com)
Reglement Cycling Vlaanderen Classics
Lees hier aan welke voorwaarden jouw tocht moet voldoen!
E-tool Sport Vlaanderen
Net zoals organisatoren van veldtoertochten kunnen organisatoren van toertochten op de weg vanaf 2022 gebruik maken van de e-tool van Sport Vlaanderen om de verschillende goedkeuringen aan te vragen.
- Organisatoren van een veldtoertocht (VTT) zijn intussen heel vertrouwd met het systeem om goedkeuringen te verkrijgen bij steden en gemeenten en bij Agentschap Natuur & Bos. We kunnen deze werkwijze nu ook voorstellen aan de organisatoren van toertochten op de weg. Dit betekent een mooie vereenvoudiging van de administratieve last voor jou als organisator.
- Door het aanvraagformulier eenmalig in de e-tool VTT-CT op te maken worden automatisch alle betrokken lokale besturen en de Vlaamse agentschappen Natuur en Bos (ANB) en Wegen en Verkeer (AWV) op de hoogte gebracht om de aanvraag te beoordelen.
De handleiding die je hier kan downloaden kan je helpen bij het invullen van de verschillende schermen in de e-tool.